Mucho se habla de transformación digital, inteligencia artificial y bots que lo resuelven todo. Pero cuando llega el momento de implementarlo, muchas organizaciones se frustran.
¿Por qué? Porque automatizar sin entender el proceso, sin un diagnóstico riguroso ni criterio de negocio, es como construir una autopista sobre arena: puede parecer moderna, pero no va a durar ni a dar resultados.
Automatizar ≠ aplicar IA (y mucho menos vender soluciones mágicas)
En Novatium lo decimos con claridad: automatizar no siempre implica usar inteligencia artificial, ni necesita plataformas complejas. Muchas veces, lo que hace falta no es un algoritmo, sino una persona con experiencia en procesos, que entienda:
- Cómo fluye la información
- Dónde se pierde tiempo humano
- Escalar o reducir equipos con agilidad
- Cómo reordenar tareas para que la tecnología tenga impacto real
El problema es que hay muchas promesas que no se sostienen:
Empresas que aseguran usar IA cuando en realidad sólo conectan formularios con
planillas, consultoras que reetiquetan automatizaciones simples como “machine learning”,
o herramientas que resuelven una parte mínima del problema, pero no lo transforman.
Algo que pocas consultoras explican abiertamente es que usar inteligencia artificial tiene un costo, y no menor.
Cada vez que un modelo de IA como ChatGPT, Claude o Gemini procesa una consulta, consume tokens, una unidad de medida similar a palabras.
Las plataformas cobran por cada 1.000 tokens procesados, tanto en entrada como en salida, y esos costos pueden escalar muy rápido si no se controlan:
- Un chatbot con consultas simples puede costar 0,05 USD por interacción
- Un análisis automatizado de contratos o textos puede costar decenas de dólares por documento, según el modelo y volumen
- Las herramientas de IA que se integran con RPA o flujos de datos requieren servidores, almacenamiento y licencias por uso, y eso sin contar el costo de entrenamiento, mantenimiento y ajustes de prompts o configuración.
¿Conclusión? Usar IA tiene sentido solo cuando resuelve algo que no se puede resolver de otro modo, o cuando el retorno de inversión lo justifica. Si se puede automatizar con lógica simple, mejor. Más económico, más sostenible.
Automatizar con criterio: lo que realmente hacemos en Novatium
En Novatium creemos que la automatización es una herramienta concreta, no una moda pasajera. Nuestro enfoque parte siempre de una pregunta clave:
¿Qué parte de tu operación está ocupando tiempo humano en tareas repetitivas, sin valor agregado?
Ahí es donde conviene automatizar.
Con una metodología clara, trabajamos así:
- 1. Diagnóstico de procesos → identificamos tareas duplicadas, cuellos de
botella y
puntos de error.
- 2. Rediseño con sentido práctico → eliminamos pasos innecesarios y preparamos
el proceso para escalar.
- 3. Automatización realista → usamos la herramienta más adecuada (scripts,
integraciones, RPA, APIs, bots, o IA cuando realmente suma).
Casos reales: automatizaciones sin IA, pero con alto impacto
Estas son algunas implementaciones que hicimos con nuestros clientes, sin prometer milagros, pero con resultados visibles:
- Reset automático de contraseñas internas, liberando al help desk de más de 300 tickets mensuales.
- Conciliaciones automatizadas entre Excel y ERP, acelerando el cierre contable.
- Flujos de aprobación de gastos y pagos, conectando correo, SharePoint y sistemas financieros.
- Validación de información en facturas para pagos, evitando rechazos y reprocesos.
- Tareas contables programadas, como provisiones o amortizaciones, ejecutadas con lógica simple pero efectiva.
¿Y cuándo sí usamos IA?
Aplicamos IA cuando realmente genera valor, por ejemplo:
- Procesamiento de lenguaje natural (e-mails, textos legales, chats)
- Extracción de información desde PDFs o documentos escaneado
- Clasificación automática de grandes volúmenes de dato
- Modelos predictivos o de detección de anomalías en operaciones
La usamos cuando hace falta. No para justificar una herramienta, sino para resolver un problema real.
En Novatium no vendemos recetas mágicas.
Te ayudamos a resolver procesos con tecnología, sentido común y experiencia.
A veces, una automatización bien pensada vale más que una promesa con nombre
sofisticado.
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